PROSES DOKUMEN- DOKUMEN KANTOR

PROSES DOKUMEN- DOKUMEN KANTOR

A. Pengertian Dokumen

        Dokumen adalah surat-surat atau berita-berita yang berharga,termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

        Dari pengertian tersebut terlihat bahwa Dokumen lebih luas dari Surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen,dalam bidang administrasi perkantoran,sedangkan besar dokumenya memang berupa surat.

B. FUNGSI SURAT

a.       Sebagai alat komunikasi

b.      Sebagai wakil atau duta

c.       Sebagai bahan bukti tertulis

d.      Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut

e.      Sebagai alat untul memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu

f.        Sebagai alat ingat mengenai hal-hal / perjanjian lama yang telah disepakati

g.       Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

     C. Jenis-Jenis Surat

         

*berdasarkan kepentinganya :

a.       Dokumen pribadi yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.

Contoh : KTP,SIM, STNK,Ijazah ,akta kelahiran

b.      Dokumen niaga yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan

Contoh : Cek, obligasi, dan saham (modal)

c.       Dokumen sejarah yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah

Contoh : Fosil,tugu,naskah proklamasi,prasasti, dan candi

d.      Dokumen pemerintah yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintah

Contoh : Kepres, UU , permen , Perda, dll

*Berdasrkan bentuk fisiknya :

a.       Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak,ditulis,digambar atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan )

Contoh : Buku,majalah ,koran,dll

b.      Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda sersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum)

c.       Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat / arsip (disimpan dengan sistem kearsipan)

A.      Berdasarkan wujud surat

1.       Kartu pos

Adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10x15 cm kegunaan surat inu untuk menyampaikan berita yang singkat dan pesan yang tertulis dapat dibaca oleh orang lain karena berada pada halaman terbuka

2.       Warkat pos

Adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas, dapat dilipat menjadi amplop digunakan untuk menulis surat yang lebih panjang dan dapat dibaca oleh orang lain

3.       Surat bersampul

Adalah surat biasa yang dimasukan dalam amplop

Kegunaanya :

-          Agar surat tidak dibaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan

-          Agar dapat mengirimkan berita yang cukup panjang

-          Agar dipandang lebih sopan

4.       Memorandum

Surat yang berisi pesan singkat dilakukan di lingkungan sendiri

Berisi :

-          Meminta informasi

-          Memberi informasi

-          Meminta petunjuk

-          Memberi petunjuk

5.       Telegram

Adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram.

B.      Berdasarkan pembuatan surat

1.       Surat pribadi, jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga, maupun instansi tertentu.

Contoh : Surat keluarga , surat lamaran kerja

2.       Surat resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainya

Contoh : Surat dinas, surat niaga, dan surat sosial

C.      Berdasarkan pesan surat

1.       Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan

Contoh : Surat untuk orang tua, Saudara dan teman , Surat Undangan khitan

2.       Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu.

Misal : Surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti

3.       Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial

Misal : Surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti

4.       Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga

Contoh : Surat penawaran harga, Penagihan utang, Lelang barang, atau pesanan barang

5.       Surat dinas, surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian

Misal : surat keputusan, surat perintah dan surat tugas

6.       Surat pengantar, surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

D.      Berdasarkan keamanan pesan surat

1.       Surat sangat rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara, dikirim menggunakan tiga buah sampul. Sampul pertama bertuliskan SR(Sangat Rahasia)bsampul kedua dengan kode SRS (Sangat Rahasia Sekali) serta disegel atau diberi lakban.Sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengandung kecurigaan

Contoh : Surat dari kementrian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, surat dokumen kemiliteran

2.       Surat rahasia, surat ini berisi pesan yang hanya pantas dikeyahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu. Surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS (Rahasia atau Rahasia sekali ) serta disegel. Sampul kedua dibuat biasa

Contoh : Surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu Instansi.

3.       Surat konfidensial, surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu

Misal : Surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4.       Surat biasa adalah surat yang pesanya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun.

Misal : surat edaran dan surat Undangan

E.       Berdasarakan penyelesaian surat

1.       Surat kilat

Adalah surat yang pesanya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin

2.       Surat segera , pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat

3.       Surat biasa, Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimanya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat diatas

Tweet